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    跟單員的工作流程圖(跟單員的工作流程圖怎么畫(huà))

    發(fā)布時(shí)間:2023-04-06 13:26:26     稿源: 創(chuàng)意嶺    閱讀: 104        

    大家好!今天讓創(chuàng)意嶺的小編來(lái)大家介紹下關(guān)于跟單員的工作流程圖的問(wèn)題,以下是小編對(duì)此問(wèn)題的歸納整理,讓我們一起來(lái)看看吧。

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    本文目錄:

    跟單員的工作流程圖(跟單員的工作流程圖怎么畫(huà))

    一、外貿(mào)跟單員的具體工作流程

    外貿(mào)跟單員的具體工作流程

    跟單員是指在企業(yè)運(yùn)作過(guò)程中,以客戶(hù)訂單為依據(jù),跟蹤產(chǎn)品或服務(wù)運(yùn)作流向的專(zhuān)職人員,是企業(yè)內(nèi)各部門(mén)之間及企業(yè)與客戶(hù)之間相互聯(lián)系的中間樞紐,那么外貿(mào)跟單員的工作流程是什么呢?一起來(lái)了解了解!

    1.客戶(hù)詢(xún)盤(pán):

    一般在客戶(hù)下訂Purchase Order之前,都會(huì)有相關(guān)的Order Inquiry給業(yè)務(wù)部,做一些細(xì)節(jié)上的了解。

    2.報(bào)價(jià):

    業(yè)務(wù)部及時(shí)回復(fù)客人查詢(xún),確定貨物品名、型號(hào)、數(shù)量、交貨期、付款方式、包裝規(guī)格、港口(空運(yùn)機(jī)場(chǎng))及柜型等,等和客戶(hù)確定業(yè)務(wù)時(shí), Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 給客戶(hù)做正式報(bào)價(jià)。

    3.得到訂單:

    經(jīng)過(guò)洽談,收到客戶(hù)正式的訂單 Purchase Order or sales contract。

    4.下生產(chǎn)單:

    得到客人的訂單確認(rèn)后,給工廠(chǎng)下訂單(工廠(chǎng)自己安排生產(chǎn)計(jì)劃),安排生產(chǎn)計(jì)劃。

    5.業(yè)務(wù)審批:

    業(yè)務(wù)部收到訂單后,首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項(xiàng)目如實(shí)填寫(xiě),盡可能將各種預(yù)計(jì)費(fèi)用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件,與工廠(chǎng)的收購(gòu)合同。審核表要由業(yè)務(wù)員簽名,部門(mén)經(jīng)理審批,再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的,或有預(yù)付款和傭金等條款的,要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之后制成工作任務(wù)單,交給部門(mén)跟單員跟進(jìn)。

    6.下達(dá)生產(chǎn)通知:

    業(yè)務(wù)部在確定交貨期后,滿(mǎn)足下列情況可下達(dá)生產(chǎn)通知, 通知工廠(chǎng)按時(shí)生產(chǎn):

    6.1:如果是L/C付款的客戶(hù),通常是在交貨期前1個(gè)月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到,收到L/C后需業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證,檢查是否存在錯(cuò)誤,交貨期能否保障,及其他可能的問(wèn)題,如有問(wèn)題應(yīng)立即請(qǐng)客人修改L/C。

    6.2:如果是T/T付款的客戶(hù),要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬。

    6.3:如果是遠(yuǎn)期L/C, D/A等條款收匯方式的客戶(hù)(不推薦運(yùn)用這種方式),需經(jīng)總經(jīng)理確認(rèn)批準(zhǔn)。

    7.驗(yàn)貨:

    7.1:在交貨期前一周,要通知公司驗(yàn)貨員驗(yàn)貨(部門(mén)跟單員跟進(jìn))。

    7.2:如果客人要自己或指定驗(yàn)貨人員來(lái)驗(yàn)貨的,要在交貨期一周前,約客戶(hù)查貨并將查貨日期告知外貿(mào)部。

    7.3:如果客人指定由第三方驗(yàn)貨公司或公證行等驗(yàn)貨的,要在交貨期兩周前與驗(yàn)貨公司聯(lián)系,預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間,確保在交貨期前安排好時(shí)間。確定后將驗(yàn)貨時(shí)間通知工廠(chǎng)。

    8.備制基本文件單證:

    在收到客戶(hù)正式的訂單時(shí),應(yīng)制作出口合同, 出口商業(yè)發(fā)票,裝箱單,出口貨物托運(yùn)單,核銷(xiāo)單, 報(bào)關(guān)單, 報(bào)關(guān)委托書(shū), 報(bào)驗(yàn)委托書(shū)(工廠(chǎng)的外貿(mào)人員還需要準(zhǔn)備: 商檢換證憑單,紙箱檢驗(yàn)單) 等文件.(應(yīng)由單證員制作,交給業(yè)務(wù)跟單員跟進(jìn))。

    9.商檢:

    如果是國(guó)家法定商檢產(chǎn)品,在給工廠(chǎng)下訂單時(shí)要說(shuō)明商檢要求,并提供出口合同,發(fā)票, 裝箱單等商檢所需資料。而且要告訴工廠(chǎng)產(chǎn)品的出口口岸,便于工廠(chǎng)辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

    10.租船訂倉(cāng):

    10.1.如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款,通??腿藭?huì)指定運(yùn)輸代理公司或船公司。應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系,告知發(fā)貨意向,了解將要安排的出口口岸,船期等情況,確認(rèn)工廠(chǎng)的交貨能否早于開(kāi)船期至少一周以前,以及船期能否達(dá)到客人要求的交貨期。應(yīng)在交貨期7天之前向貨運(yùn)公司發(fā)出書(shū)面定倉(cāng)通知,通常在開(kāi)船5天前可拿到進(jìn)倉(cāng)單。

    10.2.如果是由賣(mài)方支付運(yùn)費(fèi),應(yīng)盡早向貨運(yùn)公司或船公司咨詢(xún)船期,運(yùn)價(jià),開(kāi)船口岸等。經(jīng)比較,選擇價(jià)格優(yōu)惠,信譽(yù)好,到港時(shí)間準(zhǔn)時(shí),船期時(shí)間合適的船公司,并告訴業(yè)務(wù)員通知客人。如客人不同意時(shí)要另選客人認(rèn)可的船公司。開(kāi)船前一周書(shū)面定倉(cāng),程序同上。

    10.3.如果貨物不夠一個(gè)小柜,需走散貨時(shí),向貨代公司定散貨倉(cāng)位。拿到進(jìn)倉(cāng)單時(shí),還要了解截關(guān)時(shí)間,入倉(cāng)報(bào)關(guān)要求,等內(nèi)容。

    10.4.向運(yùn)輸公司定倉(cāng)時(shí),一定要傳真書(shū)面出口貨物托運(yùn)單,注明所定船期,柜型及數(shù)量,目的港等內(nèi)容,以避免差錯(cuò).

    11.安排拖柜:

    (千萬(wàn)記住裝柜前要檢查集裝箱柜里是否有破舊,破損,破裂的地方)

    11.1.貨物做好并驗(yàn)貨通過(guò)后,委托拖車(chē)公司提柜,裝柜。拖車(chē)公司應(yīng)選擇安全可

    靠,價(jià)格合理的公司簽定協(xié)議長(zhǎng)期合作,以確保安全及準(zhǔn)時(shí)。要給拖車(chē)公司傳真以下資料:定倉(cāng)確認(rèn)書(shū)/裝柜圖紙,船公司,定倉(cāng)號(hào),拖柜委托書(shū),注明裝柜時(shí)間,柜型及數(shù)量,裝柜地址,報(bào)關(guān)行,及裝船口岸等。如果有驗(yàn)貨公司監(jiān)裝柜,要專(zhuān)門(mén)聲明,不能晚到。并要求回傳一份裝柜資料,列明柜號(hào)、車(chē)牌號(hào)、司機(jī)及聯(lián)系電話(huà)等.

    11.2.傳真一份裝車(chē)資料給工廠(chǎng),列明上柜時(shí)間、柜型、訂倉(cāng)號(hào)、訂單號(hào)、車(chē)牌號(hào)以及司機(jī)聯(lián)系電話(huà)。

    11.3.要求工廠(chǎng)在貨柜離開(kāi)工廠(chǎng)后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部,列明貨柜離廠(chǎng)時(shí)間、實(shí)際裝貨數(shù)量等,并記下裝箱號(hào)碼和封條號(hào)碼作為提單的資料。要求工廠(chǎng)裝柜后一定要記住封緊鎖上.

    12.委托報(bào)關(guān):

    在拖柜前要將報(bào)關(guān)所需資料交給合作報(bào)關(guān)行,委托出口報(bào)關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報(bào)關(guān)留出兩天時(shí)間(船截關(guān)前)。委托報(bào)關(guān)時(shí),應(yīng)提供一份裝柜資料,內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量,口岸,船公司,定倉(cāng)號(hào),柜號(hào),船開(kāi)截關(guān)時(shí)間,拖車(chē)公司,柜型及數(shù)量,本公司的聯(lián)系人和電話(huà)地址等。

    13.獲得運(yùn)輸文件:

    13.1.最遲在開(kāi)船后兩天內(nèi),要將提單補(bǔ)充內(nèi)容(如果需要修改的話(huà))傳真給船運(yùn)公司或貨運(yùn)代理。提單補(bǔ)充內(nèi)容要按照L/C或客人的要求來(lái)做,并給出正確的貨物數(shù)量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

    13.2.督促船公司盡快出提單樣板及運(yùn)費(fèi)帳單。仔細(xì)核對(duì)樣本無(wú)誤后,向船公司書(shū)面確認(rèn)提單內(nèi)容。如果提單需客人確認(rèn)的,要先傳真提單樣板給客人,得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。

    13.3.及時(shí)支付運(yùn)雜費(fèi),付款后通知船公司及時(shí)取得提單等運(yùn)輸文件。支付運(yùn)費(fèi)應(yīng)做登記。13.4. 如果客戶(hù)是做FOB條款的, 應(yīng)該及時(shí)通知客戶(hù)保險(xiǎn),并將提單副本傳真給他.

    14.準(zhǔn)備其他文件

    14.1.商業(yè)發(fā)票:L/C 要求提供的文件中,對(duì)商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。發(fā)票的日期要確定在開(kāi)證日之后,交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同,小寫(xiě)和大寫(xiě)金額都要正確無(wú)誤。L/C上對(duì)發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來(lái),要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對(duì)方大使館認(rèn)證,一般要提前20天辦理。

    14.2.FORM A原產(chǎn)地證書(shū):FORM A 原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到當(dāng)?shù)厣唐窓z驗(yàn)局申辦。需注意的是運(yùn)輸日期要在L/C 的交貨期和開(kāi)船日之前,在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的,要辦理后發(fā)證書(shū),需提供報(bào)關(guān)單,提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運(yùn)的貨物,F(xiàn)ORM A證書(shū)通常要到香港的中國(guó)商檢公司辦理加簽,證明未在港對(duì)貨物進(jìn)行再加工。

    14.3.一般原產(chǎn)地證:一般原產(chǎn)地證可在中國(guó)貿(mào)易促進(jìn)會(huì)辦理,要求低一些??稍诎l(fā)貨之后不太長(zhǎng)的`時(shí)間內(nèi)補(bǔ)辦。如果原產(chǎn)地證書(shū)要辦理大使館加簽,也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。

    14.4.裝運(yùn)通知:一般是要求在開(kāi)船后幾天之內(nèi),要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié),包括船名,航班次,開(kāi)船日,預(yù)計(jì)抵港日,貨物及數(shù)量,金額,包裝件數(shù),嘜頭,目的港代理人等。有時(shí)L/C要求提供發(fā)送證明,如傳真報(bào)告書(shū),發(fā)函底單等,注意按客人要求的時(shí)間內(nèi)辦理。

    14.5.裝箱單:裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量,每箱的毛重,凈重,外箱尺寸。按外箱尺寸計(jì)算出來(lái)的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號(hào),以便于客人查找。裝箱單的重量,體積要與提單相符。

    15. 交單:

    15.1.采用L/C收匯的,應(yīng)在規(guī)定的交單時(shí)間內(nèi),備齊全部單證,并嚴(yán)格審單,確保沒(méi)有錯(cuò)誤,才交銀行議付。

    15.2.采用30% deposit,T/T收匯的,在取得提單后馬上傳真提單給客人付70%余款,確認(rèn)收到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。

    15.3.如果100%T/T收匯的,要求收全款貨款才能做貨的,要等收款后再安排生產(chǎn)。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

    16.業(yè)務(wù)登記:

    每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時(shí)做登記,包括電腦登記及書(shū)面登記,便于以后查詢(xún),統(tǒng)計(jì)等。

    17.文件存檔:

    所有的外貿(mào)單證、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

    18.單證員平時(shí)應(yīng)注意收集??者\(yùn)價(jià),船期,航線(xiàn),等信息,為業(yè)務(wù)員的報(bào)價(jià)提供幫助。

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    二、跟單的 工作流程 主要是什么?

    外貿(mào)跟單員詳細(xì)工作流程

    跟單員對(duì)出口貨物的跟單工作主要有:接單,跟進(jìn)生產(chǎn),出貨跟蹤,制單結(jié)匯等。

    一.接單:接單也即合同的簽定,訂單的取得。合同的書(shū)面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當(dāng)事人名稱(chēng),標(biāo)的物的質(zhì)量,數(shù)量,價(jià)格,交貨和支付等交易條件的書(shū)面文件,包括買(mǎi)賣(mài)雙方為達(dá)成交易而交換的信件,電報(bào)或電傳,都足以構(gòu)成書(shū)面合同。

    1.下單方式:客戶(hù)下單的方式有:通過(guò)電話(huà),F(xiàn)ax, Email或書(shū)面合同等方式。

    2.接單的途徑:交易會(huì),出訪(fǎng),出國(guó)參展,邀請(qǐng)客戶(hù)來(lái)訪(fǎng),利用我們的網(wǎng)站,等等。

    3.接單的形式:在出口貿(mào)易中,跟單員接的單沒(méi)有特定的限制,最常見(jiàn)的是:

    (1) 合同:(CONTRACT)合同有銷(xiāo)貨合同(SALES CONTRACT)和購(gòu)貨合同(PURCHASE CONTRACT)。前者由賣(mài)方草擬,后者由買(mǎi)方草擬。

    (2) 確認(rèn)書(shū);(CONFIRMATION)它比合同要簡(jiǎn)化些。對(duì)異議,仲裁,不可抗力等條款都不列入。它也有銷(xiāo)貨確認(rèn)書(shū)(SALES CONFIRMATION)和購(gòu)貨確認(rèn)書(shū)(PURCHASE CONFIRMATION)。這種格式的合同一般適用于成交金額不大,批次較多的輕工商品,日用品,土特產(chǎn)等。而合同用的比較正規(guī)。機(jī)器設(shè)備,大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。

    還有協(xié)議書(shū),意向書(shū),訂單和委托訂單等。要提的是,客戶(hù)從國(guó)外直接發(fā)來(lái)的訂單或委托訂單,我們收到后要回復(fù),不能置之不理,否則算默認(rèn)。

    4.接單的程序: 接單的程序可分為詢(xún)盤(pán),發(fā)盤(pán),還盤(pán)和接受四個(gè)環(huán)節(jié)。

    (1) 詢(xún)盤(pán):(INQUIRY)又叫詢(xún)價(jià)。

    (2)發(fā)盤(pán):(OFFER)又叫發(fā)價(jià)。是買(mǎi)方或賣(mài)方向?qū)Ψ教岢龈黜?xiàng)交易條件,并愿意按照這些條件達(dá)成交易,訂立合同的一種確定的表示。在實(shí)際業(yè)務(wù)中,發(fā)盤(pán)通常是一方在收到對(duì)方的詢(xún)盤(pán)后作出的。

    (3) 還盤(pán):(COUNTER-OFFER)又叫還價(jià)。

    (4)接受(ACCEPTANCE)買(mǎi)方或賣(mài)方同意對(duì)方在發(fā)盤(pán)中提出的各項(xiàng)交易條件,并愿意按這些條件達(dá)成交易,訂立合同的一種確定的表示。

    二.審單:即審核合同

    1.審單內(nèi)容: 確認(rèn)產(chǎn)品名稱(chēng),規(guī)格,質(zhì)量,數(shù)量,單價(jià),價(jià)格條款,總額,付款方式,包裝要求,交貨期,交貨方式。

    2.審單方法:

    (1)產(chǎn)品名稱(chēng),規(guī)格: 審查時(shí)產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品?與我們的產(chǎn)品資料能否對(duì)上號(hào)?有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱(chēng)的代碼同時(shí)也代表了規(guī)格。

    (2)質(zhì)量:也稱(chēng)品質(zhì)。是貨物的外觀(guān)形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在國(guó)際貨物買(mǎi)賣(mài)中,貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件,也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件。

    (3) 數(shù)量: 應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時(shí)備妥,其計(jì)量單位,重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù):如合同數(shù)量前加“約”,可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動(dòng)。國(guó)際上對(duì)約字的含義解釋不一。有的認(rèn)為是2。5%,有的認(rèn)為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》,信用證上如規(guī)定約字,應(yīng)允許有不超過(guò)10%的增減幅度。

    (4)單價(jià),總額的審查:

    1、客戶(hù)下單有的會(huì)將單價(jià)標(biāo)出,我們要對(duì)照我們的報(bào)價(jià)表審查是否對(duì)?總額有沒(méi)有加錯(cuò)? 新客戶(hù)下單,要查看我們給他的報(bào)價(jià)。

    2、通常我們以美元為結(jié)算貨幣,但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國(guó)際上流通的硬貨幣。(英鎊,港幣,歐元)

    (5)價(jià)格條款的審查: 出口貨物的單價(jià)條款,也稱(chēng)價(jià)格術(shù)語(yǔ),常用的有:

    FOB 船上交貨價(jià)(指裝運(yùn)港的價(jià)格條件), C&F (Freight or Carriage Paid to…..)運(yùn)費(fèi)付至指定目地的交貨, CIF 成本+保險(xiǎn)費(fèi)+運(yùn)費(fèi)(指目的港)價(jià)格。常用的FOB CFR CIF幾種價(jià)格的換算及公式介紹如下:

    (1) FOB價(jià)格換算為其它價(jià):

    CFR價(jià) = FOB價(jià) + 運(yùn)費(fèi)

    FOB價(jià) +運(yùn)費(fèi)

    CIF價(jià) = --------------------------------

    1 - 保險(xiǎn)費(fèi)率 X 投保加成

    (2) CFR價(jià)格換算為其它價(jià):

    FOB價(jià) = CFR價(jià) – 運(yùn)費(fèi)

    CFR價(jià)

    CIF價(jià) = ---------------------------------

    1 – 保險(xiǎn)費(fèi)率 X 投保加成

    (3) CIF價(jià)格換算為其它價(jià):

    FOB價(jià) = CIF價(jià) X (1 – 投保加成 X 保險(xiǎn)費(fèi)率) - 運(yùn)費(fèi)

    CFR價(jià) = CIF價(jià) X ( 1 – 投保加成 X 保險(xiǎn)費(fèi)率)

    (6)付款方式審查:

    1. 付款方式是否能接受?LC ,付定金,等等。

    2. 支付的貨幣能否接受?

    (7)包裝要求的審查:

    1. 工廠(chǎng)的產(chǎn)品本身有自已的包裝,展示給客戶(hù)能否接受?

    2. 客戶(hù)提供的包裝(彩印,尺寸)我們能否做?

    3. 客戶(hù)提供的包裝資料是否齊全?(內(nèi)包裝,外包裝,標(biāo)簽,說(shuō)明書(shū))

    內(nèi)包裝:普合,白合,彩合,吸塑

    外包裝:紙箱,木箱,桶裝,編織袋。最主要是嘜頭印刷。

    (8)交貨期的審查:跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理,公司是否能及時(shí)籌備到貨物,并裝船送達(dá)。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個(gè)期限,而不是某個(gè)具體日期。期限有長(zhǎng)有短。可以是2周,3周,或一個(gè)月,二個(gè)月,一個(gè)季度或更長(zhǎng)。

    (9)交貨方式的審查: 運(yùn)輸主要有海運(yùn),陸運(yùn),空運(yùn),郵寄等等。

    注:如運(yùn)費(fèi)由客戶(hù)支付,客戶(hù)決定交貨方式。如我們付費(fèi),盡量用海運(yùn)。如報(bào)的價(jià)是連同海運(yùn)價(jià),而客戶(hù)要求空運(yùn)(趕銷(xiāo)售),我們可要求客戶(hù)承擔(dān)多出部分的費(fèi)用。

    關(guān)于樣品: 要獲取訂單,備好樣品是很重要的一步。

    1. 寄目錄,樣本:

    2. 準(zhǔn)備樣品。

    (1) 工廠(chǎng)現(xiàn)有的款式

    (2) 新款

    (3) 客戶(hù)來(lái)樣。

    要領(lǐng):無(wú)論老品,新品,還是客戶(hù)來(lái)樣,樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn)。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品,以免客人在下單時(shí)找不到確認(rèn)樣。在國(guó)際貿(mào)易中,憑樣品成交的比重很大。作為

    跟單員,我們要做到:

    A: 有完整的產(chǎn)品資料,主動(dòng)進(jìn)行宣傳。

    B: 新品的成本,價(jià)格要進(jìn)行核算。

    C: 新品的制作要留有實(shí)樣。

    D: 客戶(hù)的來(lái)樣要保存好原樣。

    三.形式發(fā)票:PROFORMA INVOICE

    買(mǎi)方為了向其本國(guó)當(dāng)局申請(qǐng)進(jìn)口許可證或核批外匯,在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱(chēng),規(guī)格,價(jià)格等條件開(kāi)立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用,對(duì)雙方都無(wú)最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票,它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。(收貨人,合同號(hào),形式發(fā)票號(hào),開(kāi)出日期)。 產(chǎn)品信息 (品名,數(shù)量,價(jià)格,交貨期)。合同條款(價(jià)格條款,付款方法)。此外,提供我們的銀行資料以便客戶(hù)開(kāi)證或匯款。

    注意幾點(diǎn):

    1 .單價(jià)條款要明確 (FOB, CFR, CIF)

    2 .交期要明確

    3 .付款條件要明確 (LC, TT)

    四.出口貨物跟單的基本程序:出口貨物跟單是跟單員對(duì)履行合同的跟進(jìn)。它以貨,證,船,款為中心,包括備貨,催證,改證,租船訂倉(cāng),(報(bào)關(guān),報(bào)驗(yàn),裝船),制單,結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為:

    (1).籌備貨物:按訂單及信用證的要求,按時(shí),按質(zhì),按量地備好貨物。

    (2).催審單證:大多數(shù)的支付方式是L/C。對(duì)安全收匯有保障,因它是銀行信用。只要所裝運(yùn)貨物與信用證條款一致,銀行保證付款。跟單員應(yīng)對(duì)以L(fǎng)/C為支付方式的合同進(jìn)行催證,審核和修改的跟蹤工作。

    催證:貨物快完成時(shí),要催證。

    審證:審證是銀行和公司的共同職責(zé),但在范圍和內(nèi)容上有所不同。銀行從政策面上審,如開(kāi)證的國(guó)家有無(wú)貿(mào)易往來(lái),開(kāi)證行的資信等等。公司則審開(kāi)證人和受益人是否正確,L/C的貨物和金額與合同是否相同,裝期,特別條款等。

    改證:審證后發(fā)現(xiàn)問(wèn)題是常事。包裝上,總金額,效期,包括拼寫(xiě)錯(cuò)誤。要求對(duì)方修改,一份L/C,可能有幾處問(wèn)題,我們要一一指出,一次性修改。

    (3).訂倉(cāng)裝船:貨物備妥,L/C沒(méi)問(wèn)題后,我們就要進(jìn)入到出貨裝柜,租船訂倉(cāng)和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的,我們負(fù)責(zé)租船訂倉(cāng)和裝船的手續(xù)。

    首先: 出貨裝柜:(P。28)跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇,制作裝箱單,跟蹤裝柜等。

    A. 貨柜選擇:(P。29)根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有:20’ 29 – 30立方/17.5噸 40’ 58 – 61 立方/22.5噸 40’H 68 –71立方/27.5噸

    B.制作裝箱單:(P。30)裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況。應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格,數(shù)量,箱數(shù),毛凈重,包裝尺碼,總體積,箱號(hào),嘜頭等。

    C.跟蹤裝柜:(P。31)出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性。協(xié)助生產(chǎn)部門(mén)安排好人員裝柜。貨柜到廠(chǎng)后,跟單員要監(jiān)裝,指導(dǎo)貨物的擺放。如一個(gè)柜內(nèi)有幾種貨,每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。

    (4).制單結(jié)匯:是出口貨物跟單的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。

    A.制單:貨物裝船后,跟單員要及時(shí)按L/C,合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。出口單據(jù)主要有:匯票,發(fā)票,海關(guān)發(fā)票,提單,裝箱單,產(chǎn)地證,商檢證,保險(xiǎn)單等。

    B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù),并及時(shí)送交了銀行,我們就可及時(shí)收到貨款了。單據(jù)要求:正確,完整,及時(shí),簡(jiǎn)明,整潔。

    五.進(jìn)口貨物跟單的基本程序:

    (1) 就是跟進(jìn)進(jìn)口合同的履行。其程序?yàn)椋鹤獯唫}(cāng),申請(qǐng)開(kāi)證,催交裝運(yùn),辦理保險(xiǎn),商檢報(bào)關(guān)及接貨驗(yàn)收等。

    一.采購(gòu)跟單的基本要求:適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間,適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量,適當(dāng)?shù)慕回浀攸c(diǎn),適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r(jià)格。(適時(shí),適質(zhì),適地,適量,適價(jià))

    二.物料采購(gòu)跟單的原因: 以下原因造成我們要對(duì)物料進(jìn)行跟催:

    1、供應(yīng)商方面的原因:由于供應(yīng)商方面的原因造成交貨不及時(shí),而使我們必須跟單的原因有:超過(guò)產(chǎn)能的接單和超過(guò)技術(shù)水準(zhǔn)的接單。制程管理不良,質(zhì)量管理不充分而造成不良品的增多。來(lái)自低工資的員工工作效率低,完不成等原因。

    2、企業(yè)方面的原因:供應(yīng)商的選定有誤,對(duì)他的產(chǎn)能和技術(shù)調(diào)查不足。所要求的品質(zhì)沒(méi)說(shuō)清楚。價(jià)格的決定很勉強(qiáng)。進(jìn)度的掌握和督促不力。下訂單到過(guò)遠(yuǎn)的地方。

    3、 溝通方面的原因:信息交換不及時(shí)。

    三.物料采購(gòu)跟單流程:

    1、 制作訂購(gòu)單: 跟單員接到所需部門(mén)的請(qǐng)購(gòu)單,要制成訂購(gòu)單傳給供應(yīng)商。制訂購(gòu)單時(shí)注意:審查請(qǐng)購(gòu)單。熟悉訂購(gòu)的物料,價(jià)格確認(rèn),確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。確認(rèn)物料需求量,制定訂單說(shuō)明書(shū),發(fā)出訂購(gòu)單。(制作采購(gòu)單P。26),將要采購(gòu)的物料名稱(chēng),規(guī)格型號(hào),數(shù)量,價(jià)格。交期等要求表達(dá)清楚。采購(gòu)單經(jīng)審核無(wú)誤后發(fā)給供應(yīng)商,并要求供應(yīng)商簽字回傳。

    2、訂單跟蹤:對(duì)長(zhǎng)期合作的,信譽(yù)好的供應(yīng)商可以不進(jìn)行跟蹤。跟蹤加工工藝,跟蹤原材料,跟蹤加工過(guò)程,跟蹤組裝總測(cè),跟蹤包裝入庫(kù)。

    3、物料檢驗(yàn):確定檢驗(yàn)日期,通知檢驗(yàn)人員,進(jìn)行物料檢驗(yàn),處理檢驗(yàn)問(wèn)題。

    4、物料進(jìn)倉(cāng):協(xié)調(diào)送貨,協(xié)調(diào)接受,通知送貨,物料入庫(kù),處理接受問(wèn)題。

    四.物料采購(gòu)跟單的方法策略:催單的目的是使供應(yīng)商在必要的時(shí)候送達(dá)所采購(gòu)的物料,使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本降低。

    1. 催單的方法:

    (1)按訂單跟催。按訂單預(yù)定的進(jìn)料日期提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。

    (2)定期跟催。于每周固定時(shí)間,將要跟催的訂單整理好,打印成報(bào)表定期統(tǒng)一跟催。

    生產(chǎn)過(guò)程跟單主要是了解企業(yè)的生產(chǎn)進(jìn)度能否滿(mǎn)足定單的交貨期,產(chǎn)品是否按訂單生產(chǎn),因此跟單員要深入企業(yè)的生產(chǎn)車(chē)間查驗(yàn)產(chǎn)品的質(zhì)量與生產(chǎn)進(jìn)度,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)處理。因?yàn)樯a(chǎn)過(guò)程跟單的基本要求是使企業(yè)能按訂單即時(shí)交貨及按訂單約定的質(zhì)量交貨。所以我們要深入到生產(chǎn)線(xiàn),查看進(jìn)度,查看質(zhì)量。

    一.生產(chǎn)過(guò)程跟單的基本要求:

    1、按時(shí)交貨:要使生產(chǎn)進(jìn)度與訂單交貨期相吻合,做到不提前也不推遲。

    2、按質(zhì)交貨:生產(chǎn)出來(lái)的產(chǎn)品符合訂單的質(zhì)量要求。

    二.生產(chǎn)過(guò)程跟單的流程:

    1、下達(dá)生產(chǎn)通知書(shū)。跟單員接到客戶(hù)訂單后,應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶(hù)所訂產(chǎn)品的名稱(chēng),規(guī)格型號(hào),數(shù)量,包裝要求,交貨期等。

    2、分析生產(chǎn)能力。 生產(chǎn)通知單下達(dá)后,要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期,按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施?要不要外包?

    3、制定生產(chǎn)計(jì)劃: 生產(chǎn)計(jì)劃的制定及實(shí)施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助生管人員將訂單及時(shí)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。

    4、跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度

    (1) 生產(chǎn)進(jìn)度控制流程:

    (2) 生產(chǎn)進(jìn)度控制作業(yè)程序

    (3) 生產(chǎn)進(jìn)度控制重點(diǎn): 實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度發(fā)生差異,要找原因。

    (4) 跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度的表單:生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表,生產(chǎn)進(jìn)度差異分析表,生產(chǎn)進(jìn)度控制表,生產(chǎn)異常處理表,生產(chǎn)線(xiàn)進(jìn)度跟蹤表。

    5.交期延誤:如是工廠(chǎng)原因,要通知客戶(hù),取得同意后方可出貨。如不同意,一是協(xié)商,我們可承擔(dān)部分費(fèi)用將貨出去。二就只好取消訂單了。

    6.我們?cè)偬嵋幌掠嘘P(guān)訂單的更改問(wèn)題:客戶(hù)對(duì)已下的訂單因市場(chǎng)變化會(huì)有更改,有數(shù)量上的,(或增加,或減少)。有包裝上的。(彩印,或白合)。有交期的變更。(或提前,或推遲)。接到客戶(hù)要求變更,首先要看改什么?能否接收?如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了,已收尾,就不可能再更改了。如還沒(méi)按排,問(wèn)題不大。如已按排了部份,要進(jìn)行協(xié)商。比如數(shù)量要減,我們已按原數(shù)量采購(gòu)了材料,通用的問(wèn)題不大。但如是專(zhuān)用的,客戶(hù)要承擔(dān)部份費(fèi)用。對(duì)交期:如要提前,我們要根據(jù)實(shí)際情況說(shuō)。如要推遲,時(shí)間短,問(wèn)題不大,但如要延遲很長(zhǎng),那倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi),損耗費(fèi)要承擔(dān)。

    三、跟單員的工作內(nèi)容

    跟單員的主要工作:

    1、熟悉公司所經(jīng)營(yíng)的產(chǎn)品,準(zhǔn)確報(bào)出銷(xiāo)售價(jià)格。

    2、積極主動(dòng)與客戶(hù)保持聯(lián)系,促使客戶(hù)及早下訂單。樣品寄給客戶(hù)之后,應(yīng)在快遞網(wǎng)頁(yè)上查閱客戶(hù)是否已經(jīng)收到樣品,確認(rèn)客戶(hù)樣品收到后,應(yīng)立即發(fā)信給客戶(hù),詢(xún)問(wèn)客戶(hù)對(duì)樣品的評(píng)價(jià),詢(xún)問(wèn)客戶(hù)是否有下訂單的可能。

    3、客戶(hù)下訂單后,業(yè)務(wù)員應(yīng)在第一時(shí)間整理出中文訂單,并立即下發(fā)到有關(guān)生產(chǎn)部門(mén)。全身心投入到對(duì)客戶(hù)訂單的分析,如有客戶(hù)交待不清的,應(yīng)立即發(fā)電子郵件與客戶(hù)書(shū)面確認(rèn)。

    4、產(chǎn)品準(zhǔn)備過(guò)程中,貨款結(jié)算問(wèn)題亦同步進(jìn)行,貨物備妥后,根據(jù)合同安排貨物的最終發(fā)運(yùn)。

    跟單員的工作流程圖(跟單員的工作流程圖怎么畫(huà))

    擴(kuò)展資料:

    跟單員的一些要求:

    1.分析能力。分析出客戶(hù)的特點(diǎn)及產(chǎn)品的價(jià)格構(gòu)成,以利于報(bào)價(jià)。

    2.預(yù)測(cè)能力。能預(yù)測(cè)出客戶(hù)的需求,企業(yè)的生產(chǎn)能力及物料的供應(yīng)情況,便于接單,生產(chǎn)及交貨的安排。

    3.表達(dá)能力。善于用文字和語(yǔ)言與客戶(hù)溝通。

    4.專(zhuān)業(yè)知識(shí)。對(duì)所跟單的產(chǎn)品要熟悉。了解產(chǎn)品的原材料特點(diǎn),來(lái)源及成分。知道產(chǎn)品的特點(diǎn),款式,質(zhì)量。便于和客戶(hù)及生產(chǎn)人員的溝通。

    5.與人共事的能力。與各部門(mén)的人員打成一片,使其自覺(jué)完成客戶(hù)訂單。

    6.人際關(guān)系處理的能力。處理好與客戶(hù),與上級(jí),與同事,與外單位人員的關(guān)系。通過(guò)他們來(lái)完成自己想要做的事。

    7.法律知識(shí)。了解合同法,票據(jù)法,經(jīng)濟(jì)法等與跟單工作有關(guān)的法律知識(shí)。做到知法,守法,懂法,用法。

    參考資料:百度百科-跟單員

    四、跟單理單流程詳解

    1. 跟單員工作的重要性主要表現(xiàn)在:

    1/.跟單員需要面對(duì)客戶(hù)、面對(duì)訂單開(kāi)展工作。

    2/.跟單員是企業(yè)與市場(chǎng)、業(yè)務(wù)員與客戶(hù)之間聯(lián)系的紐帶。

    3/.隨著商品市場(chǎng)的多樣化、小批量化譯介節(jié)奏的加快,其工作質(zhì)量的好壞直接影響公司的服務(wù)品質(zhì)和企業(yè)形象。

    4/.跟單員工作是一項(xiàng)非?!熬C合性”和“邊緣性”的工作:對(duì)外要有業(yè)務(wù)員的素質(zhì),對(duì)內(nèi)要有生產(chǎn)管理的能力。

    2. 所謂“跟單員”是指在企業(yè)運(yùn)作過(guò)程中,以客戶(hù)訂單為依據(jù),跟蹤產(chǎn)品(或服務(wù))運(yùn)作流向的專(zhuān)職人員,是企業(yè)內(nèi)各部門(mén)之間及企業(yè)與客戶(hù)之間相互聯(lián)系的中心樞紐。

    3. 廣義跟單員:廠(chǎng)長(zhǎng)、總經(jīng)理,以及所有圍繞著訂單去工作、對(duì)出貨交期負(fù)責(zé)的人,都是跟單員。

    4. 業(yè)務(wù)跟單:嚴(yán)格來(lái)說(shuō)應(yīng)該叫“業(yè)務(wù)跟進(jìn)”,就是對(duì)準(zhǔn)客戶(hù)(即對(duì)本公司服務(wù)或產(chǎn)品有購(gòu)買(mǎi)或享用意向的人群)進(jìn)行跟進(jìn),以締結(jié)業(yè)務(wù)合同為目標(biāo)的一系列活動(dòng)。

    5. 生產(chǎn)跟單:對(duì)已接的客戶(hù)訂單進(jìn)行成品出貨送達(dá)客戶(hù)前的生產(chǎn)進(jìn)度、貨運(yùn)報(bào)關(guān)跟進(jìn),以確保如期出貨搭上運(yùn)輸器為目標(biāo)。

    6. 在小公司:跟單員就是內(nèi)勤業(yè)務(wù)員(或叫業(yè)務(wù)主管)、生產(chǎn)計(jì)劃員(或計(jì)劃主管)、物控員(物控主管)、采購(gòu)員(或采購(gòu)主管)。

    7. 跟單員的特性:動(dòng)態(tài)性、核心性、抽象性、積累性、綜合性、跨越性。

    8. 主導(dǎo)性的你:心中不妨把別人看成是自己的部下,你不做我做,結(jié)果導(dǎo)向?qū)ψ罱K結(jié)果負(fù)責(zé),以整件事的成敗論英雄,對(duì)別人的不配合負(fù)責(zé),沒(méi)有理由可講。

    9. 跟單員的成功模式:基礎(chǔ)值:穩(wěn)定、可靠;必然、必然性;增長(zhǎng)的必然性;投資性:長(zhǎng)線(xiàn)“投資”;積累而勢(shì)不可擋;穩(wěn)步發(fā)展:志在必取;99%的勤奮:扼住命運(yùn)的咽喉。

    10. 成功的跟單員應(yīng)可扮演及具備以下角色或能力:1.談判者;2.與工程人員共事的能力;3.絕佳人際關(guān)系處理能力;

    11. 客戶(hù)落單方式主要有電話(huà)(口頭)、傳真、E-mail三種方式。確認(rèn)產(chǎn)品名稱(chēng)規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、交期、交貨方式、單價(jià)條款、付款方式、包裝要求。

    12. 客戶(hù)的包裝資料一般包括內(nèi)包裝、外包裝、標(biāo)簽、說(shuō)明書(shū)。

    13. 付款方式有T/T(電匯)、L/C(信用證)、D/P(付款交單)、D/A(承兌交單)。

    14. 工廠(chǎng)《裝箱單》的制作:制作《裝箱單》首先應(yīng)明確此次出貨產(chǎn)品的品名規(guī)格、數(shù)量、箱數(shù)、凈重、毛重、包裝尺寸、體積、箱號(hào)、麥頭。

    15. 貨柜規(guī)格的選擇:現(xiàn)普遍使用的有6米柜、12米柜,還有加高12米柜。最好的方法就是根據(jù)貨柜的內(nèi)尺寸,結(jié)合紙箱的尺寸,構(gòu)想貨柜里的不同擺放方式,看一個(gè)貨柜到底能裝多少箱的貨物。

    16. 審單需做以下幾點(diǎn):品名規(guī)格、單價(jià)金額、數(shù)量、交期、付款方式、包裝方式、出貨方式。

    17. 網(wǎng)印就是OEM產(chǎn)品,需按客戶(hù)要求網(wǎng)印客戶(hù)品牌或技術(shù)參數(shù)在產(chǎn)品上。

    18. 船樣就是完整包裝的產(chǎn)品樣品,可以發(fā)貨上船的程度。

    19. 出貨單由行銷(xiāo)部開(kāi)立,有會(huì)計(jì)聯(lián)、營(yíng)銷(xiāo)聯(lián)、資材聯(lián)、保安聯(lián)。

    20. 貨出工廠(chǎng)后,有部分不良產(chǎn)品,客戶(hù)投訴,退回的產(chǎn)品,需寫(xiě)《退貨單》給倉(cāng)庫(kù)作收貨的憑證。再寫(xiě)《客戶(hù)抱怨處理單》給質(zhì)保部討論,是何種原因,如何避免此類(lèi)現(xiàn)象的發(fā)生作出總結(jié)。

    21. 評(píng)審內(nèi)容:1.技術(shù)開(kāi)發(fā)部評(píng)審產(chǎn)品的技術(shù)性能安全及工藝、包裝要求,明確是否需要進(jìn)行產(chǎn)品開(kāi)發(fā),增設(shè)相應(yīng)的模、夾、量具及設(shè)備,并制定出相應(yīng)的《產(chǎn)品物料清單》與產(chǎn)品工藝要求應(yīng)按評(píng)審規(guī)定的時(shí)間下發(fā)到相關(guān)部門(mén)。2.品管部評(píng)審產(chǎn)品所需的檢測(cè)能力、品質(zhì)控制能力,是否需要編制《質(zhì)量計(jì)劃》,如需編制《質(zhì)量計(jì)劃》應(yīng)在評(píng)審時(shí)確定《質(zhì)量計(jì)劃》發(fā)放到相應(yīng)部門(mén)。3.采購(gòu)部評(píng)審訂貨產(chǎn)品的所需的原材料、外購(gòu)件、外協(xié)件的采購(gòu)能力。4.制造部評(píng)審產(chǎn)品的交貨期、交貨數(shù)量及生產(chǎn)能力。

    22. 制造企業(yè)五大職能要素:銷(xiāo)售管理;生產(chǎn)管理;財(cái)務(wù)管理;人事管理;物料管理。

    23. .制造企業(yè)生產(chǎn)的兩種類(lèi)型:需求計(jì)劃型;訂單生產(chǎn)型。

    24. 生管工作特點(diǎn):1.提前計(jì)劃性:要有“趕鴨子上架”的雷厲風(fēng)行的習(xí)慣;不求完美逐漸確定,敢于調(diào)整自己的計(jì)劃;有的計(jì)劃早做與晚做的工作量都是一樣的,我們及早去做就是很合算的。2.準(zhǔn)確及時(shí)性。3.全面完整性。

    25. 生產(chǎn)能力(簡(jiǎn)稱(chēng)產(chǎn)能)是指生產(chǎn)設(shè)備在一定的時(shí)間內(nèi)所能生產(chǎn)的產(chǎn)品數(shù)量,產(chǎn)能統(tǒng)稱(chēng)以標(biāo)準(zhǔn)直接工時(shí)為單位。

    26. 制定生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)遵循的原則及要考慮的因素:交貨期先后原則;客戶(hù)分類(lèi)原則;產(chǎn)能平衡原則;工藝流程原則;工作部門(mén)因素;時(shí)間因素。

    27. 物控目標(biāo):適時(shí);適質(zhì);適量;適價(jià);適地。

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