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業(yè)務(wù)工作流程
大家好!今天讓創(chuàng)意嶺的小編來大家介紹下關(guān)于業(yè)務(wù)工作流程的問題,以下是小編對此問題的歸納整理,讓我們一起來看看吧。
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本文目錄:
一、什么是業(yè)務(wù)流程,具體是怎么樣的一個流程?
業(yè)務(wù)流程是為達(dá)到特定的價值目標(biāo)而由不同的人分別共同完成的一系列活動?;顒又g不僅有嚴(yán)格的先后順序限定,而且活動的內(nèi)容、方式、責(zé)任等也都必須有明確的安排和界定,以使不同活動在不同崗位角色之間進(jìn)行轉(zhuǎn)手交接成為可能?;顒优c活動之間在時間和空間上的轉(zhuǎn)移可以有較大的跨度。而狹義的業(yè)務(wù)流程,則認(rèn)為它僅僅是與客戶價值的滿足相聯(lián)系的一系列活動。
豎式業(yè)務(wù)流程圖就是要業(yè)務(wù)流從上到下,看起來一目了然。 豎式業(yè)務(wù)流程圖可以劃制成矩陣式流程圖,就可以同時說明業(yè)務(wù)、工作的流程,還可以在流程中明確各自的分工和職責(zé),關(guān)鍵的控制點等。
二、梳理業(yè)務(wù)流程的步驟
管理者要想讓業(yè)務(wù)如期完成,拿到合格的結(jié)果,第一步就是梳理業(yè)務(wù)流程。流程出來了,追過程就有章法可循。
業(yè)務(wù)流程是我們從獲得客戶名單開始,一直到成交和后續(xù)服務(wù)的整個流程。
業(yè)務(wù)流程分為七大步驟,分別是客戶名單搜集、電話溝通、初次拜訪、客戶跟進(jìn)、二次拜訪、成交與后續(xù)服務(wù)。
每個大步驟下又分若干個小步驟,加起來共有40多個小步驟,細(xì)化到每個業(yè)務(wù)動作,只要按照這個流程走,至少能保證70%的穩(wěn)步推行,而如果出了問題,按照流程倒推也能知道問題出在哪里。就如同有了軌道,火車才能高速行駛。
要注意一個重點——顆粒度,即細(xì)節(jié)程度。
很多企業(yè)都有流程,但起不到相應(yīng)的作用,原因就是顆粒度往往不夠細(xì)。比如客戶拜訪,這個流程需要做什么呢?有些同學(xué)的第一反應(yīng)就是:“不就是拜訪嘛,直接去不就得了,看我一張嘴舌戰(zhàn)四方?!笨赡苡羞@種反應(yīng)的人已經(jīng)是業(yè)務(wù)大佬了,技能非常熟練,不需要什么準(zhǔn)備,但新員工肯定不行。所以,流程只停留在這樣的粗顆粒度,是發(fā)揮不了任何作用的。
客戶拜訪的流程下面應(yīng)分解出資料準(zhǔn)備、需求了解、客戶溝通、傾聽互動4個子流程。
在資料準(zhǔn)備的子流程下面,又分為初次拜訪資料準(zhǔn)備、跟進(jìn)及關(guān)單資料準(zhǔn)備、拜訪備選客戶資料準(zhǔn)備、電話備選客戶資料準(zhǔn)備4個細(xì)化的流程。
這4個細(xì)化的流程下面還有更細(xì)一層的流程,甚至?xí)?xì)到銷售要出去拜訪客戶時,主管要檢查他的資料、工具是否充分。主管不僅會檢查他是否帶了產(chǎn)品手冊、合同、要拜訪的客戶的資料,甚至?xí)z查他的電腦是否充滿電,因為我們碰到過銷售在跟客戶講方案時,講著講著電腦就沒電的情況。如果在這個時候找電源,客戶就會說:“沒關(guān)系,我已經(jīng)知道了,先這樣吧?!睂嶋H上他并不知道。
當(dāng)流程細(xì)化到這種程度時,整個流程才能真正有效落實,哪怕是一個新員工也可以順暢執(zhí)行。
理解:每個崗位都應(yīng)有標(biāo)準(zhǔn)化流程,這樣新員工看到流程,就能很快融入工作中。
梳理流程后,也更便于優(yōu)化流程,流程更便捷,更加標(biāo)準(zhǔn)化。
三、外貿(mào)業(yè)務(wù)員工作流程是什么?
針對外貿(mào)業(yè)務(wù)人員日常工作,總結(jié)出以下十四個方面:
一、業(yè)務(wù)人員在國外采購商的詢價,做出產(chǎn)品報價前,應(yīng)了解客戶基本信息,包括是否終端客戶、年采購能力、消費區(qū)域,以及產(chǎn)品的用途、規(guī)格及質(zhì)量要求,我公司是否能夠生產(chǎn)等。
這項工作,隨著外貿(mào)管理軟件的研發(fā)應(yīng)用,信息化工具的不斷完善,已經(jīng)能夠自動化統(tǒng)計顯示。外貿(mào)管理軟件中,都具備這樣的功能。
二、對于外商的郵件、傳真,原則上在24小時內(nèi)答復(fù);特殊情況需要延期的,應(yīng)及時向外商解釋及大概需要的時間。外貿(mào)業(yè)務(wù)員工作繁雜,詢盤郵件眾多,難免有遺忘的時候。
但是隨著外貿(mào)管理軟件功能不斷完善,系統(tǒng)能自動提醒業(yè)務(wù)人員:哪些郵件未回復(fù)?哪些郵件已經(jīng)多時未跟蹤?這很好地起到了一個提示的作用。
三、對于外商的產(chǎn)品報價,原則上按照公司財務(wù)部門經(jīng)核算后的價格表(外銷)執(zhí)行;公司財務(wù)部門根據(jù)市場狀況及生產(chǎn)成本,定期進(jìn)行核算,對產(chǎn)品價格進(jìn)行調(diào)整。
四、對于定單數(shù)量較大,外商所能接受的價格低于我公司公布的價格的,業(yè)務(wù)人員應(yīng)先上報部門經(jīng)理批準(zhǔn)實施;部門經(jīng)理不能批復(fù)的,報總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施。
五、對于C&F及CIF報價,需要我方辦理運輸、保險的或需要進(jìn)行法定檢驗的等事項,業(yè)務(wù)人員應(yīng)事先聯(lián)系相關(guān)中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行確定,選擇中介機(jī)構(gòu)應(yīng)考慮業(yè)務(wù)熟練、服務(wù)效率高及收費合理。
六、對于外商的寄樣要求,原則上要求到付;對于樣品數(shù)額較大,原則上對方承擔(dān)成本費用。在正式定單后,可以扣除成本及寄樣費用。特殊情況,如關(guān)系比較好的老客戶,我方可以預(yù)付并免收樣品,報部門經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。費用較大的,可報總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
七、對于外商需要打樣的,業(yè)務(wù)人員應(yīng)和生產(chǎn)部門協(xié)調(diào),確保樣品的質(zhì)量及規(guī)格符合要求;樣品需要部門經(jīng)理審核后寄出;外商對于產(chǎn)品有包裝或嘜頭要求的,正式包裝或印刷前需經(jīng)外商確認(rèn)。
八、付款方式上,原則上考慮前TT全部或部分作為定金,剩余見提單傳真件付款,及全部短期信用證。收匯銀行和業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)對信用證做形式和內(nèi)容的檢查,發(fā)現(xiàn)差異的,應(yīng)及時通知外商修改。信用證審查無誤后,報部門經(jīng)理復(fù)核。
九、原則上,公司在收到外商的全部貨款、部分定金及信用證經(jīng)復(fù)核無誤后,開始安排生產(chǎn)計劃,組織貨源,進(jìn)行生產(chǎn)。
十、在定單生產(chǎn)階段,業(yè)務(wù)人員應(yīng)到生產(chǎn)車間會同生產(chǎn)主管對產(chǎn)品生產(chǎn)進(jìn)行監(jiān)督、檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時解決;或由部門經(jīng)理協(xié)調(diào)解決,或部門經(jīng)理上報總經(jīng)理解決。嚴(yán)格把握產(chǎn)品的規(guī)格、質(zhì)量、包裝、生產(chǎn)時間符合同外商的約定。
十一、對于C&F、CIF價格條款的,業(yè)務(wù)人員應(yīng)在生產(chǎn)結(jié)束前一周,安排好貨代,確定定艙事宜;一般在船期前二日,安排裝柜、運輸。
十二、需要委托中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行報關(guān)、商品法定檢驗、保險的,業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時準(zhǔn)備相關(guān)資料交中介機(jī)構(gòu)辦理;辦理過程中,業(yè)務(wù)人員可以協(xié)助。
十三、全部收匯后,業(yè)務(wù)人員請對相關(guān)資料進(jìn)行整理,將相關(guān)單據(jù)較財務(wù)部門及時外匯局、稅務(wù)局辦理核銷、退稅。并注意對外商的售后服務(wù),進(jìn)行跟蹤,以建立長期的可信賴合作伙伴關(guān)系。
十四、收匯方式為信用證的,業(yè)務(wù)人員必須細(xì)心操作,謹(jǐn)慎處理,注意單證的一致性,做到安全收匯。
基本素質(zhì)
1) 熟悉出口業(yè)務(wù)操作流程;
2) 書面英語過硬,口語良好,與客戶能夠進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通;
3) 熟悉常見的國際交往禮儀;
4) 熟悉日常的交際英文,接待客人顯示出良好的修養(yǎng)和職業(yè)素質(zhì);
5) 熟悉常用的辦公文件,例如:Word, excel, Photoshop, Powerpoint, Outlook, AutoCad等;能夠使用傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備;
6) 能夠草擬標(biāo)準(zhǔn)的傳真及信函,能夠獨立完成信用證的審核,根據(jù)信用證制定正確的出口單證;
7) 撥、接電話要顯示良好的公司形象。
擴(kuò)展資料:
(一)外貿(mào)業(yè)務(wù)員的概念
外貿(mào)業(yè)務(wù)員是指在進(jìn)出口業(yè)務(wù)中,從事尋找客戶、貿(mào)易磋商、簽訂合同、組織履約、核銷退稅、處理爭議等進(jìn)出口業(yè)務(wù)全過程操作和管理的綜合性外貿(mào)從業(yè)人員。
(二)外貿(mào)業(yè)務(wù)員與外貿(mào)單證員、外貿(mào)跟單員的關(guān)系
從這三個崗位的工作任務(wù)來看,外貿(mào)單證員完成的是若干個業(yè)務(wù)點的工作;外貿(mào)跟單員完成的是其中一條業(yè)務(wù)線的工作;外貿(mào)業(yè)務(wù)員完成的是一個業(yè)務(wù)面的工作。
(三)外貿(mào)業(yè)務(wù)員的職業(yè)素質(zhì)要求
外貿(mào)業(yè)務(wù)員應(yīng)具備愛國精神、守法意識、忠誠品質(zhì)、團(tuán)隊精神、誠信品質(zhì)、敬業(yè)精神、責(zé)任意識、開拓精神等職業(yè)素質(zhì)。
(四)外貿(mào)業(yè)務(wù)員的職業(yè)能力要求
外貿(mào)業(yè)務(wù)員應(yīng)具備市場營銷能力、商務(wù)談判能力、函電處理能力、業(yè)務(wù)操作能力、綜合管理能力、信息處理能力、人際溝通能力、持續(xù)學(xué)習(xí)能力等職業(yè)能力。
(五)外貿(mào)業(yè)務(wù)員的專業(yè)知識要求
外貿(mào)業(yè)務(wù)員除了要掌握好英語和計算機(jī)基本知識之外,還應(yīng)熟悉和掌握商品基礎(chǔ)知識、外貿(mào)業(yè)務(wù)知識、生產(chǎn)管理知識、國際營銷知識、國際金融知識、外貿(mào)法規(guī)政策、國際貿(mào)易慣例、國際經(jīng)貿(mào)地理、外貿(mào)業(yè)務(wù)禮儀
參考資料:百度百科-外貿(mào)業(yè)務(wù)員
四、業(yè)務(wù)流程設(shè)計的步驟
業(yè)務(wù)流程設(shè)計的步驟
業(yè)務(wù)流程設(shè)計的步驟,業(yè)務(wù)流程是企業(yè)一份工作開始的前提,它就像是一個目標(biāo),一個計劃,如果沒有這個業(yè)務(wù)流程的指導(dǎo),工作將無法有序進(jìn)行,因此,企業(yè)管理人員需要了解業(yè)務(wù)流程設(shè)計的步驟。
業(yè)務(wù)流程設(shè)計的步驟1
先將此業(yè)務(wù)流程所有相關(guān)的部門或者外部單位(下文簡稱“單元”)完整羅列出來,比如說某公司的物料管理流程包括:供應(yīng)商、采購部、質(zhì)量部、工程部、物流部、倉庫。
找到每一個部門或外部單位相應(yīng)的“知情人”,逐一溝通,了解清楚每一個“單元”在此業(yè)務(wù)流程上是如何發(fā)揮作用的,將這個單元想象成為一臺生產(chǎn)“機(jī)器”,主要包括三方面:
1、 生產(chǎn)需要的原料——上一單元的輸出,即別的單元給它提供什么,可以是實物、文件、信息、指令等;
2、 運作需要的輔料——除上一單元輸出以外的其他實物、信息等輸入
3、 這臺機(jī)器生成什么產(chǎn)品——此單元的輸出
根據(jù)實際的情況,將完整的業(yè)務(wù)劃分為“過程”,以“生產(chǎn)物料供應(yīng)商定點”流程為例,可以劃分為擬定報價單、問題澄清、供應(yīng)商報價、分析報價/核價、談判議價、確定推薦供應(yīng)商、采購委員會討論定點、簽署提名信等。理清每一個過程實施方法及涉及的相關(guān)部門。
上手繪制流程圖,工具可以使用Visio,Excel,Word,PowerPoint等等,何種工具不重要,只要你會使就行。下面以Excel為例說明。流程圖應(yīng)包含以下要素:
1、 流程圖本身
2、 所涉及的職能部門或個人
3、 每一子過程需要的輸入
4、 每一子過程產(chǎn)生的輸出
為繪制好的流程圖配制文字/語音/視頻詳細(xì)說明。最普遍的是文字性的程序說明文件??梢詤⒖家韵乱c逐一填寫相應(yīng)內(nèi)容即可:
1、 程序的目的
2、 程序的適用范圍
3、 程序涉及的專業(yè)術(shù)語及定義
4、 相關(guān)職能部門或人員在本流程中的主要職責(zé)
5、 程序的內(nèi)容(就是匹配流程圖每一步的詳細(xì)解釋)
6、 引用的文件或相關(guān)文件(就是你這個流程是否是某個流程的子流程,你的流程是否需要某個流程作為輸入)
7、 相關(guān)輸出表單(就是每一個過程產(chǎn)生的輸出文件,把它們都羅列出來)
8、 程序的附件(流程圖就是這個程序文件的附件)
文件審批、釋放。注意以下事項:
1、 調(diào)整好格式,整理文件名稱、編號及控制版本,確保關(guān)鍵信息清晰準(zhǔn)確
2、 獲得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批
3、 做好存檔及版本控制,以便將來修改調(diào)整
業(yè)務(wù)流程設(shè)計的步驟2
一、業(yè)務(wù)流程設(shè)計:
業(yè)務(wù)流程設(shè)計是業(yè)務(wù)流程管理中最為重要的一個環(huán)節(jié),它直接影響到未來流程實施中的效率和效果。在流程的設(shè)計階段需要強(qiáng)調(diào)的系統(tǒng)化的設(shè)計,流程的系統(tǒng)化設(shè)計包括以下幾個方面:
1、流程設(shè)計的目的
業(yè)務(wù)流程的目的主要包括管理穩(wěn)定、規(guī)范運做、控制風(fēng)險、增值服務(wù)和支持業(yè)務(wù)目標(biāo)的實現(xiàn)。也就是說在公司業(yè)務(wù)目標(biāo)的指導(dǎo)下,以風(fēng)險分析為基礎(chǔ)而制定的有助于管理穩(wěn)定、規(guī)范運做和服務(wù)增值的業(yè)務(wù)流程。
風(fēng)險可以用數(shù)學(xué)方程式表示如下:R=pr(E)
R代表風(fēng)險,E代表潛在的損失,pr代表由于管理失當(dāng)而導(dǎo)致?lián)p失的可能性。換言之,潛在損失越大,損失的可能性越高,就是越需要加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程管理和控制的環(huán)節(jié)。
2、流程的層級歸屬:通常我們把企業(yè)的各種流程歸屬為三大類:
1)戰(zhàn)略類流程:直接促進(jìn)和服務(wù)于公司戰(zhàn)略目標(biāo)達(dá)成的流程。
2)營運類流程:是指導(dǎo)各部門、各業(yè)務(wù)單元運做的流程。
3)支持性流程:是那些提供支持和保障作用的流程
3、流程設(shè)計的實務(wù):
1)有效、完整、清晰的定義和設(shè)計過程:之所以叫流程,就是要求相關(guān)的管理要素能夠按照既定的程序化方式進(jìn)行流動。因此一個好的流程,應(yīng)該至少讓以下六個要素同步流動:
工作任務(wù)的流動
責(zé)任的流動
目標(biāo)和績效指標(biāo)的流動
時間的流動
相關(guān)資源的流動
信息的流動等。
只有這六大業(yè)務(wù)流程管理要素的同步流動,才能保證業(yè)務(wù)流程的有效、效率和效果。在我們對企業(yè)的輔導(dǎo)過程中,很多企業(yè)的流程所關(guān)注的要素都不完整,通常集中在工作任務(wù)的流動上,而忽視了其他要素的同步流動,因此導(dǎo)致授權(quán)不明確、責(zé)任不到位、目標(biāo)不清晰、流程的流通時間拖沓、資源不充分、信息不完整等等缺陷。
2)流程的設(shè)計關(guān)注了顧客和業(yè)務(wù)需求:這里所指的顧客包括企業(yè)的內(nèi)部顧客和外部顧客。也就是說,在滿足業(yè)務(wù)需求的基礎(chǔ)上,需要流程的設(shè)計人要有開闊的視野和事業(yè)心,關(guān)注流程的輸入及輸出的結(jié)果的增值和效率,消滅無效流程的存在。
3)支持公司的方針和政策:流程的設(shè)計是以公司的業(yè)務(wù)目標(biāo)為導(dǎo)向的,而業(yè)務(wù)目標(biāo)直接產(chǎn)生于公司的方針和政策,不同的流程要在不同的層級歸屬上支持和服務(wù)于公司方針和政策的實現(xiàn)。像企業(yè)家般的思維方式和企業(yè)家精神要貫穿于流程管理的始終。
4)流程是連續(xù)的和有關(guān)聯(lián)的:扁平化組織結(jié)構(gòu)的發(fā)展趨勢和以顧客滿意為導(dǎo)向的服務(wù)模式,都要求業(yè)務(wù)流程需要強(qiáng)化連續(xù)性和關(guān)聯(lián)性?!芭荞R圈地”和“諸侯割據(jù)”式的流程設(shè)計,無論對于整個公司、部門還是員工都是災(zāi)難。
業(yè)務(wù)流程設(shè)計的步驟3
業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)是業(yè)務(wù)流程設(shè)計中一個重要的步驟。
時移法易是業(yè)務(wù)流程管理的宗旨之一,在執(zhí)行和評估的基礎(chǔ)上不斷發(fā)現(xiàn)改進(jìn)方向,并積極加以改進(jìn)是保持企業(yè)競爭力的根本。業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)同樣需要遵從一定的管理方式,不能在無規(guī)則、無秩序的狀況下進(jìn)行改進(jìn)。同時,業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)必須強(qiáng)調(diào)增值、創(chuàng)新和突破,要避免換湯不換藥的改進(jìn)和簡單的“合并同類項”式的改進(jìn)。
1、業(yè)務(wù)流程改進(jìn)的動力來源 :外部環(huán)境的壓力、執(zhí)行和評估過程中發(fā)生的偏差、管理風(fēng)險的變化、企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)發(fā)生的改變、組織結(jié)構(gòu)的'改變、業(yè)務(wù)的改變等等都會推動業(yè)務(wù)流程進(jìn)行必要的改進(jìn)。這就要求企業(yè)的各級管理人員必須直面挑戰(zhàn)、勇于承擔(dān)壓力、敢于挑戰(zhàn)傳統(tǒng)。
2、業(yè)務(wù)流程改進(jìn)的管理實務(wù):
1)高層管理人員的參與和榜樣作用:
檢討和改進(jìn)自身的領(lǐng)導(dǎo)方式,并積極向未來的領(lǐng)導(dǎo)要求而努力
以身作則積極參與到改進(jìn)活動中
激勵、鼓勵授權(quán)、創(chuàng)新和改革,例如改變組織架構(gòu),財務(wù)學(xué)習(xí)和改進(jìn)行動等
鼓勵、支持和積極參與到學(xué)習(xí)活動中
優(yōu)先致力于改進(jìn)行動
激勵和鼓勵組織中的協(xié)助者
2)改進(jìn)要點:
公司的運作重點集中在一些關(guān)鍵過程,而員工都知道那些過程是公司成功的關(guān)鍵。通過分析、控制和改善對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行管理,是公司內(nèi)存在的一種文化。
清楚介定主要的業(yè)務(wù)流程,指派流程的負(fù)責(zé)人,用圖表顯示流程,并清楚介定需要控制的地方。
挑選某些過程(關(guān)鍵、分支或工作過程),令改進(jìn)工作可以集中。員工都明白分析流程偏差,是他們工作的一個重要部分。
公司內(nèi)的每一位員工都清楚了解到透過分析、控制和改進(jìn)來進(jìn)行業(yè)務(wù)流程管理,尤其是自已日常工作的過程。
3)有結(jié)構(gòu)性的改善:
改進(jìn)小組介定改善的機(jī)會然后采取行動,這些小組根據(jù)明確的指引在一個有利于改善的結(jié)構(gòu)中運行。
各層面的改進(jìn)小組定期開會,并按照明確的操作指引進(jìn)行。缺席或會議延期的情況鮮有發(fā)生。
改進(jìn)小組制定改善目標(biāo),介定表現(xiàn)指標(biāo),定立改善機(jī)會和計劃并著手改進(jìn)的活動。
用于改進(jìn)小組上的時間,與公司目標(biāo)和業(yè)務(wù)增值的目標(biāo)協(xié)調(diào)。
改進(jìn)小組采用PDCA循環(huán)(或同類方法)來計劃和實行改善活動。
在實行改進(jìn)活動前,改進(jìn)小組考慮過該活動的結(jié)果對相關(guān)聯(lián)流程上其他方面的影響。
管理層實行以培訓(xùn)來支持達(dá)到改善的目標(biāo)。(例如管理層親自提供培訓(xùn))。
小組接受正式的培訓(xùn)以改善工作技巧,培訓(xùn)內(nèi)容針對自已小組特殊需求而制定。
所有員工接受有關(guān)公司管理概念和工具的正規(guī)培訓(xùn),新的員工得到定期和及時的訓(xùn)練機(jī)會。
最后必須強(qiáng)調(diào)的是對于業(yè)務(wù)流程管理,在企業(yè)發(fā)展和管理水平的不同階段,其目標(biāo)和方向也有不同。當(dāng)企業(yè)管理還不完善的時候,需要規(guī)劃大量的流程來強(qiáng)化和穩(wěn)定管理。另一方面,我們也看到相當(dāng)多的管理優(yōu)秀的企業(yè),為了避免官僚作風(fēng)和教條主義,也在積極地進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的“瘦身行動”,通過簡化流程來提高內(nèi)部的運做效率和應(yīng)變能力。所以對于業(yè)務(wù)流程管理是一個動態(tài)的過程,但其根本目標(biāo)是一樣的,就是:管理穩(wěn)定、規(guī)范運做、控制風(fēng)險、增值服務(wù)、支持業(yè)務(wù)目標(biāo)的實現(xiàn)。
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